Kirjaamo

Kirjaamo ottaa vastaan kuntaan saapuvat asiakirjat, kirjaa ne ja lähettää ne eteenpäin käsittelyä varten. Kirjaamon asianhallintajärjestelmään rekisteröidään kuntaan saapuvat asiakirjat ja merkitään asian käsittelyvaiheet. Kirjaamossa otetaan myös vastaan kuntalaisaloitteet, ja sieltä ne ohjataan eteenpäin asiaankuuluville tahoille.

Kunnan kirjaamosta saa tietoja kuulutuksista, vireillä olevista asioista, valtuuston ja hallituksen päätöksistä, luottamushenkilöistä sekä asiakirjojen käsittelystä ja kulusta kunnassa.

Kirjaamo ottaa vastaan myös kuntaan osoitteella kirjaamo@ilmajoki.fi  tulevan sähköpostin.

 

Kuulutukset ja ilmoitukset

Kuntalain 108 §:ssä säädetään kunnan ilmoituksista. 1.6.2017 voimaan tuleen lakimuutoksen mukaan kunnan ilmoitukset saatetaan tiedoksi julkaisemalla ne yleisessä tietoverkossa sekä tarpeen vaatiessa muulla kunnan päättämällä tavalla.

Kunnanvaltuuston päätöksen 19.6.2017  § 68 kunnan ilmoitukset saatetaan tiedoksi julkaisemalla kuulutus kunnan sähköisellä ilmoitustaululla, Ilmajoki-lehdessä ja www-sivuilla, erilaiset viranomaisilmoitukset ja lupamenettelyä koskevat ilmoitukset julkaistaan siten kuin ao. laeissa ja asetuksissa säädetään. Kunnan toimielinten ja viranhaltijoiden harkinnan mukaan kunnan ilmoitukset (esim. viran ja toimen haku, tontti- ja toimitilamarkkinointi) voidaan em.  mainitun tavan lisäksi julkaista muissakin tiedotusvälineissä.

Kunnan virallisten kuulutusten sähköinen ilmoitustaulu sijaitsee kunnantalon etuoven viereisellä ikkunalla.  Kuulutukset perustuvat  lakiin julkisista kuulutuksista

Henkilöstörekrytointi tapahtuu pääsääntöiseti Kuntarekry-palvelun kautta ja lisäksi ilmoitukset julkaistaan  te-hallinnon palvelussa sekä virkojen osalta lisäksi  kunnan nettisivulla.
 

 

Pöytäkirjat

Yksityiselämän suojaamisvelvoitteen vuoksi voidaan henkilötietoja sisältävät kokousasiakirjat pitää sivustolla vain tehokkaan tiedottamisen vaatiman ajan. Tätä aikaisemmista pöytäkirjoista tietoja saa hallinto- ja viestintäsihteeriltä puh. (06) 4191 203 ja arkistosihteeriltä puh. (06 )4191 207.
Pöytäkirjoja Ilmajoen kuntaa koskevista päätöksistä on kunnan arkistossa vuodesta 1788 alkaen.

 

Arkistotoimi ja kunnan keskusarkisto

Arkistotoimi on kunnassa hallinnolliset organisaatiorajat ylittävä kokonaistehtävä, jonka piiriin kuuluvat kaikki kunnallisissa tehtävissä tarvittavat tiedot ja asiakirja-aineistot. Arkistotoimen tehtävänä on ylläpitää ja kehittää kunnan tietopalvelujärjestelmää tyydyttämään yksilön ja yhteiskunnan tiedontarvetta kunnan päätöksistä ja toiminnasta. Siihen kuuluu mm. varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, tietopalvelusta huolehtiminen, asiakirjojen säilytysarvon määritteleminen sekä tarpeettoman aineiston hävittäminen.

Keskusarkisto sijaitsee kunnantalon ensimmäisessä kerroksessa. Keskusarkisto toimiii kunnan eri toimialojen pysyvästi ja pitkänaikaa (yli 10 v) säilytettävien asiakirjojen päätearkistona.  Arkistoituja asiakirjoja kuntalaisten ja tutkijoiden käyttöön on noin 850 hyllymetriä. Keskusarkistossa säilytettävät asiakirjat ovat pääosin julkisia ja asiakkaat saavat niitä arkiston toimitiloissa käytettäväkseen. Asiakirjoja lainataan ainoastaan viranomaiskäyttöön.

Päätearkistotiloja on lisäksi Ilmajoen  lukiolla (Ollilantie 7) ja Virastotalolla (Asematie 5).

Kunnan arkistotehtävät perustuvat Arkistolakiin  (nro 831/1994)

Kunnanhallituksen päätöksellä arkistotointa ja arkistonmuodostusta johtaa ja valvoo arkistosihteeri,  joka myös vastaa kunnan keskusarkistosta.

 

Aineistot

Vanhin pysyvästi säilytettävä asiakirja on ruotsinkielinen kuntakokouksen pöytäkirja, vuodelta 1788.  Tarkemmat tiedot kokoelmista ja aineistoista ilmenevät arkiston pääluettelosta ja aineistoluettelosta. Keskusarkistossa on myös muutamia kuntaa koskevia äänitteitä.

Linkkejä:

Arkistolaitos

Kunnallisarkistoyhdistys

Asiakirjahallinnon ohjearkisto

 

 

 

Heleena Keihänen
Hallinto- ja viestintäsihteeri
puh. 044 4191 203

 

 

Ilmajoen kunnalta voi ostaa Niilo Liakan  Ilmajoen pitäjä -historiateosta.
Näköispainokseen on lisätty Jaakko Sarvelan laatima isäntä-, emäntä-  ja torppariluettelo. Kirjan hinta on 10 euroa. Tilaukset hallinto- ja viestintäsihteeriltä tai kunnantalon neuvonnasta puh. 06-4191 111.

 

 

Asiakirjoista perittävät maksut

 

 

 

Minna Kuivaniemi
vt. Arkistosihteeri
puh. 044 4191 207



Kunnanviraston aukioloaika ma-pe kello 9.00-15.00