Asiakirjapyyntö

Julkisuuslain (621/1999) 12 §:n mukaan jokaisella on oikeus saada tieto itseään koskevasta asiakirjasta. Asiakirja pyyntö tehdään puhelimitse, kirjallisesti tai sähköpostilla.  Jokaisella on oikeus saada tieto hänestä itsestään viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista 11 §:n 2 ja 3 momentissa säädetyin rajoituksin, jollei laissa toisin säädetä. Asiakas/potilastietojen luovutuksesta tehdään aina merkintä potilas/asiakasrekisteriin.

Näin asiakirjojen tarkistuspyyntö etenee

Tarkastuspyyntö saapuu sosiaalipalveluihin. Toimistosihteeri kirjaa pyynnön saapuneeksi. Toimistosihteeri antaa pyynnön tiedoksi kopiona sosiaalijohtajalle ja asianosaiselle sosiaalityöntekijälle. Toimistosihteeri jättää alkuperäisen pyynnön odottamaan itselle.
Toimistosihteeri liittää kopioon lapun, mistä käy ilmi, mihin mennessä asiakirjat tulee toimittaa päätöksen tekoa varten. Asiakirjojen toimittamiseen annetaan aikaa pääsääntöisesti reilu viikko. Toimistosihteeri tiedustelee asiakirjoja, jollei niitä ole toimi-tettu määräajan puitteissa. Huom! Tarkastuspyyntöön tulee vastata kahden (2) viikon sisällä.
Sosiaalijohtaja huolehtii, että asiakirjat toimitetaan määräajan puitteissa toimistosihteerille. Työntekijän tulee varmistaa, että luovutettavat asiakirjat voidaan luovuttaa. Tarvittaessa poistetaan salattava tiedot. Lisäksi, tilanteesta riippuen työntekijä käy luovuttamisesta keskustelun sosiaalijohtajan kanssa. Jos asiakirjoja on runsaasti tai niiden läpikäyminen vaatii aikaa, tulee asiakkaalle tästä ilmoittaa. Ilmoituksesta tulee käydä ilmi, miksi luovuttaminen viiväs-tyy ja milloin ne ovat valmiina.
Tieto asiakirjojen luovuttamisen viivästymisestä tulee toimittaa tiedoksi myös toimistosihteerille ja sosiaalijohtajalle.
Asiakirjat toimitetaan määräajan kuluessa toimistosihteerille, joka siirtää asiakirjat sosiaalipalvelujen johtajalle päätöksen laatimista varten. Asiakirjoihin tulee tehdä asianmukainen merkintä salassapidosta. Sosiaalipalvelujen johtaja tekee päätöksen määräajan puitteissa, 2 viikon sisällä tarkastuspyynnön saapumisesta.
Toimistosihteeri postittaa muistutusvastauksen asiakkaalle. Toimistosihteeri lähettää kopion muistutusvastauksesta selvityksen antaneille ja mahdollisille muille tahoille, jotka vastauksessa mainittu (esim. sosiaaliasiamies, valvontaviranominen).

Sähköinen asiointi

Muistutusmenettelylomake