Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Käyttötarkoitus ja sisältö

Ilmajoen kunnan on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019 laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta) 28 §:n mukaisesti. Ilmajoen kunta on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Ilmajoen kunnan asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet.

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

• Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Ilmajoen kunnan asiarekisteri ja päätöksentekojärjestelmä

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kunnan on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet sekä asiakirjat.

• Asialla tarkoitetaan viranomaisen käsiteltäväksi saamaa tai ottamaa kokonaisuutta, jonka tuloksena viranomaisen toimintaprosessissa (asiankäsittelyprosessissa) tehdään toimenpiteitä, jonka tavanomaisena tuloksena syntyy viranomaisen tekemä ratkaisu, joka voi olla esimerkiksi hallintopäätös, määräys, lausunto, ohje tai muu viranomaisen kannanmuodostus.
• Asiakirjallisilla tiedoilla tarkoitetaan organisaation tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvää tietoa, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena.
• Asiankäsittelyyn liittyvät toimenpiteet ovat aloitus-, väli- tai lopputoimenpiteitä asian käsittelyssä. Esimerkkejä toimenpiteen tyypistä ovat valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto, muutoksenhaku ja seuranta.

Ilmajoen kunnan asianhallintajärjestelmä toimii kunnan diaarina ja sillä hallitaan asioiden vireilletuloa, asioiden hallintaa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua, julkaisemista, toimielintyöskentelyä sekä asiointia.

Esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset ovat myös saatavilla kunnan kotisivuilta ktweb -julkaisujärjestelmästä.

Hakuperusteet

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kunnan on huolehdittava siitä, että asiarekisterin tai sen osan julkisista merkinnöistä on mahdollista tuottaa tiedot tiedonsaantia koskevien pyyntöjen yksilöimiseksi.

Ilmajoen kunnan asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekisteristä tai tietojärjestelmästä mm. seuraavilla hakuperusteilla:

• asiakirjan tai asian nimi
• diaarinumero (asianumero)
• kiinteistötunnus
• henkilön nimi (esim. asiakas tai päätöksentekijä)
• henkilötunnus
• asian käsittelyvaiheet ja siinä tehdyt päätökset
• käsittelyprosessin tila (avoinna tai suljettu)
• asian vireillepanija
• päätöksentekijä
• valmistelija
• päivämäärä.

Ilmajoen kunnan tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu tietosuojaselosteissa. Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.

Alle on kuvattu kunnan tietovarannot sekä niihin sisältyvät tietojärjestelmät, joissa tehdään hallinnollinen ratkaisu tai päätös kunnan lakisääteisten tehtävien osalta.

• Alueiden käytön suunnittelu tietovaranto sisältää alueiden käyttöön liittyvät suunnitelmat ja ne suunnitelmien lähtötiedot, jotka eivät sisälly muihin tietovarantoihin. Tietovarannosta vastaava viranomainen on tekninen lautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät väestötietojärjestelmä, paikkatietojärjestelmä ja asianhallintajärjestelmä.
• Jätehuolto tietovaranto sisältää jätehuollon järjestämiseen liittyvät suunnitelmat sekä lupa- ja valvontatiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on alueellinen lakeuden jätelautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät väestötietojärjestelmä, paikkatietojärjestelmä ja asianhallintajärjestelmä.
• Kiinteistö tietovaranto sisältää kiinteistönmuodostukselliset suunnitelmat ja toteutukset maaomaisuuden käsittelystä, omistus- ja muodostumistiedoista, sekä näiden oikeuksista ja velvoitteista. Tietovaranto sisältää kunnan maaomaisuuden hallinnan tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on tekninen lautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät väestötietojärjestelmä, paikkatietojärjestelmä ja asianhallintajärjestelmä.
• Kulttuuri tietovaranto sisältää asiakas- ja toimintatietoa, joita tarvitaan tehtävien toteuttamiseksi, jotka kunnalle on määritelty kuntien kulttuuritoimintalaissa, kirjastolaissa, vapaata sivistystyötä ja taiteen perusopetusta sääntelevässä laissa. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kasvatus- ja opetuslautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä asianhallintajärjestelmä.
• Liikuntapalvelut tietovaranto sisältää asiakas- ja toimintatietoa, joita tarvitaan liikuntalaissa kunnan tehtäväksi määriteltyjen palvelujen järjestämiseksi. Lisäksi tietovaranto sisältää tietoa ulkoliikuntapaikoista, luontokohteista/luontopoluista. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kasvatus- ja opetuslautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä asianhallintajärjestelmä.
• Nuorisotyö tietovaranto sisältää asiakas- ja toimintatietoa, joita tarvitaan nuorisolaissa kunnan tehtäväksi määriteltyjen palvelujen järjestämiseksi. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kasvatus- ja opetuslautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä asianhallintajärjestelmä.
• Opetus ja koulutus tietovaranto sisältää kunnan järjestämän opetuksen ja koulutuksen tarvitsemat tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kasvatus- ja opetuslautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät oppilas- ja opiskelijatietojärjestelmä ja asianhallintajärjestelmä.
• Oppilas- ja opiskelijahuolto tietovaranto sisältää oppilas- ja opiskelijahuoltolaissa määritellyn opiskeluhuollon järjestämiseen tarvittavat tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kasvatus- ja opetuslautakunta, perusturvalautakunta alaisten asioiden tietovarantojen osalta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät oppilas- ja opiskelijatietojärjestelmä ja asianhallintajärjestelmä.
• Rakennusvalvonta tietovaranto sisältää rakennusten lupa- ja valvontatiedot sekä rakennuksia koskevat tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on ympäristölautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät väestörekisterijärjestelmä, paikkatietojärjestelmä, rakennuslupajärjestelmä ja asianhallintajärjestelmä.
• Sosiaalihuolto tietovaranto sisältää lakisääteisten ja kunnan päättämien sosiaalipalvelujen hoitamisessa tarvittavat tiedot. Tietovaranto on osittain päällekkäinen terveydenhuollon (JIK liikelaitos) tietovarannon kanssa. Kuntouttavan työtoiminnan järjestämiseen tarvittavat tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on perusturvalautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät sosiaalihuollonjärjestelmä ja asianhallintajärjestelmä.
• Tiet ja yleiset alueet tietovaranto sisältää infran rakentamiseen, omaisuuden hallintaan ja kunnossapitoon liittyvät tiedot sekä yleisten alueiden lupa- ja valvontatiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on tekninen lautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät paikkatietojärjestelmä, väestörekisterijärjestelmä ja päätöksentekojärjestelmä.
• Työ- ja elinkeino tietovaranto sisältää julkisten yrityspalvelujen järjestämiseen liittyvät tiedot. Tietovaranto sisältää elinkeinotoiminnan ja matkailun edistämiseen liittyvät tiedot. Maaseutuelinkeinoviranomaisen palveluista Ilmajoen kunnan osalta vastaa sopimusperusteisesti Kurikan kaupunki. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kunnanhallitus. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä asianhallintajärjestelmä.
• Varhaiskasvatus tietovaranto sisältää kunnan järjestämän varhaiskasvatuksen tarvitsemat tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kasvatus- ja opetuslautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät varhaiskasvatusjärjestelmä, oppilasjärjestelmä (esiopetus) ja asianhallintajärjestelmä.
• Vesihuolto tietovarantoon sisältyy toimialueen vesihuoltopalveluun kuuluvat tiedot. Toimintaan kuuluu puhtaan veden hankinta, käsittely ja johtaminen, vesi- ja viemäriverkoston kunnossapito ja rakennuttaminen, jätevesien viemäröinti ja puhdistus sekä laboratoriotoiminnot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on tekninen lautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät väestörekisterijärjestelmä, paikkatietojärjestelmä ja asianhallintajärjestelmä.
• Yleishallinto tietovarantoon sisältyy lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely sekä kunnan edunvalvontaan, omistajaohjaukseen, sisäiseen valvontaan, riskienhallinnan järjestämiseen, arkistotoimen järjestämiseen, luottamushenkilötoimintaan ja vaaliviranomaisen tehtävään liittyvät tiedot. Tietovaranto sisältää myös henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon tiedot. Tietovarannosta vastaavia viranomaisia ovat kunnanhallitus, tarkastuslautakunta ja keskusvaalilautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä henkilöstöhallintotietojärjestelmä, rekrytointijärjestelmä ja asianhallintajärjestelmä.
• Ympäristönsuojelu tietovaranto sisältää ympäristön tilaan liittyvät tiedot sekä ympäristönsuojeluun liittyvät lupa- ja valvontatiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on ympäristölautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät väestörekisterijärjestelmä, paikkatietojärjestelmä ja asianhallintajärjestelmä.

Tietopyyntö

Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. Pyyntö saada tieto viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Tiedon pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään, ellei tämä ole tarpeen viranomaiselle säädetyn harkintavallan käyttämiseksi tai sen selvittämiseksi, onko pyytäjällä oikeus saada tieto asiakirjan sisällöstä.

Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.

Pyydettäessä saada tieto salassa pidettävästä asiakirjasta taikka viranomaisen henkilörekisteristä tai muusta asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tiedon pyytäjän on, ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus sekä todistettava henkilöllisyytensä.

Tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön. Mikäli tietopyyntöön ei suostuta, on tiedon pyytäjälle ilmoitettava kieltäytymisen syy sekä annettava tieto siitä, että asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai muutoin tavanomaista suuremman työmäärän, asia on ratkaistava ja tieto julkisesta asiakirjasta annettava viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön.

Ilmajoen kunnanhallitus on tehnyt päätöksen perittävistä asiakirjamaksuista (23.6.2008 § 227).   Asiakirjamaksuhinnasto

Yhteystiedot

Tietopyynnöt toimitetaan Ilmajoen kunnan kirjaamoon, joka ohjaa tietopyynnöt vastattavaksi organisaation sisällä oikealle vastuuyksikölle/-henkilölle.

Ilmajoen kunta
Kirjaamo
PL 23
60801 Ilmajoki

käyntiosoite: Kunnantalo, Ilkantie 18, 60800 Ilmajoki

sähköpostiosoite: ilmajoenkunta@ilmajoki.fi

Ilmajoen kunnan puhelinvaihde 06 4191 111, avoinna arkipäivisin klo 9-11, 12-15.

Kunnantalo

Ilkantie 18
60800 Ilmajoki

064191111

Puhelinvaihde on avoinna ma-pe klo 9–11 ja 12–15

Virka-aika klo 9–15

etunimi.sukunimi@ilmajoki.fi